明星 

無論是大型的企業體系、或是小型的工作團隊,透過組織圖的建立,便可以清楚說明每一個部門或個人所負責的業務範圍。而談到繪製組織圖,相信大多數人直接聯想到的就是Microsoft Office裡的Visio軟體,當然,Visio專業的圖表繪製功能,確實可以協助我們將複雜的資訊流程以圖像化的方式表達出來。只是許多人可能不知道,在Microsoft Word裡其實也擁有繪製組織圖的工具,尤其相較於過去的版本,Word 2003提供了更多專業美觀的圖表樣式,以及更具彈性的調整功能,讓你輕鬆製作出基本但又不失專業的組織圖。

除了繪製組織圖之外,你也可以利用相同的工具來製作工作流程圖,配合插入文字與圖檔、設定不同階段的代表圖式,清楚說明工作流程中每一個環節的內容。此外,組織圖的階層模式也可以用來表達網站的分頁架構,無論是分析公司網站或是規劃個人網頁,即使你手邊沒有專業的繪圖軟體,也可以利用Word完成具有一定水準的圖表製作。


↑Word裡內建了許多組織圖樣式範本,讓你輕鬆畫出專業美觀的組織圖。

插入與編輯組織圖

在Word裡插入組織圖的方式其實與插入圖片或快取圖案相當類似,除了可針對組織圖的大小來進行縮放之外,也可以在每一個圖框內分別修改文字的樣式,以及插入輔助的圖片檔,或是將組織圖中不同層級的圖框給予不同的顏色區別,讓你的組織圖內容更顯豐富。


↑1.首先請開啟一份新的Word文件,點選「插入」/「圖片」/「組織圖」。


↑2.當開啟預設的組織圖之後,便可以開始在每個圖框內輸入文字,與編輯一般的文件內文相同,可以修改圖框文字的大小、顏色、行距等。


↑3.在組織圖內的每個圖框中,你也可以插入小圖示,讓你的組織圖更顯得生動活潑(圖3)。


↑4.點選每個圖框後按下滑鼠右鍵,選擇「快取圖案格式」,即可為你的組織圖增添色彩。

新增與刪除組織圖框

Word組織圖提供三種基本的組織關係,分別是「部屬」、「同事」和「助理」,因此,在Word裡繪製組織圖只能朝橫向或向下發展,而無法採取增加「主管」的向上新增方式,且最上層只能有一個圖框,無法產生多人同時具有第一層身份的組織圖,因此在開始製作時,請預先將最高層級的單位或是最開始的源頭放在這張組織圖中最上層的圖框中。


↑1.有兩種新增圖框的方法,你可以先點選要新增關係連結的個別圖框,接著從「組織圖」工具列上選擇「插入圖案」來新增,或是直接在個別圖框上按滑鼠右鍵來新增。


↑2.在這裡我們先增加一筆「助理」的圖框,並為它加上顏色以做區別。


↑3.你也可以試著新增其他的關係,如果要刪除,直接點選個別圖框後按下「delete」鍵便可刪除。

調整組織圖的版面配置

預設的組織圖顯示方式是標準的樹狀結構,你也可以利用不同的「版面配置」來修改顯示的方式。值得一提的是,每一個圖框內下「第一個具有助理身份」的圖框,無論你使用的是哪一種顯示方式,它一定是位在該圖框的右半邊。如果你想要自行定義組織圖的分佈,也可以取銷「自動版面配置」來自由移動每一個圖框的位置。


↑1.點選「組織圖」工具列上的「版面配置」,在組織圖的初始狀態下你會看到「標準」和「自動版面配置」兩個項目已經被選擇起來,代表著Word組織圖的預設顯示方式。


↑2.你可以試著選擇「首行由左右開始」等不同的圖表呈現方式,記得選擇之前必須先點選組織圖內最高層級的圖框,否則會跳出警告視窗。


↑3.如果要自行變更每個圖框的位置,請先點選「自動版面配置」將該選項取消,當然無論如何拖移圖框,每個圖框之間的關係並不會有所改變。

快速選取多個圖框

Word提供了相當具有彈性的組織圖框內容編輯,然而當組織圖擴展到較大的規模時,若要針對一些具有相同身份屬性的群組調整圖框樣式,顯然就必須要有一些更快速的選取方式。因此Word提供了四種「選取」功能,幫助你快速的選取多個圖框或所有線條,讓編輯工作更有效率。


↑1.點選「組織圖」工具列上的「選取」功能,在這裡提供了四種選取的方式,其中的「層次」所代表的是位於同一層級內的所有圖框。


↑2.「分支」選項則代表該圖框下所有的「部屬」和「助理」圖框。


↑3.「所有助理」選項所指的則是這張組織圖中所有具「助理」身份的圖框。


↑4.「所有連接線」選項則讓你選取所有的連接線條,來進行粗細或顏色的修改。

套用專業美觀的組織圖範本

在本文一開始時曾提到過,Word 2003新增了許多相當美觀的組織圖範本供使用者選擇,有了這些內建的範本,你不必再一一針對組織圖內每個圖框進行樣式修改,即使沒有美術設計的基礎,也可以輕鬆套用樣式範本,製作出既精美又專業的組織圖。


↑1.點選「組織圖」工具列上的「自動格式設定」。


↑2.接著會出現「組織圖樣式庫」,點選右方的選項,便可以預覽每一個組織圖的樣式。


↑3.選擇完成後按下「確定」,包括所有的圖框、字型、線條樣式等,都可以直接套用Word裡所提供的樣式範本。

arrow
arrow
    全站熱搜

    Oo秋八月oO 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()